Инструменты автоматизации управления проектамиПроцессы систематизации, упорядочивания и управления сложным потоком информации, возникающим при реализации комплексных проектов ,могут быть организованы путем разработки и внедрения индивидуальных, специально созданных под проект, или стандартных(заимствованных) инструментов, построенных на основе программных решений. В числе основных программных платформ необходимо отметить продукты MS Office, системы класса Business Intelligence, программное обеспечение для совместной удаленной работы, комплексные облачные сервисы управления проектами. При управлении тремя классическими ограничениями проектного менеджмента (сроки, бюджет, предметная область)эффективного результата удается достичь в том случае, если на системном уровне обеспечивается взаимодействие инструментальных, в том числе программно аппаратных, решений. Одно из таких системных решений управления информационным потоком крупного проекта было отработано авторами настоящей статьи совместно с проектной командой в ходе реализации в 2009-2013 гг. ряда комплексных нефтегазовых проектов. В ранее опубликованной работе было представлено восемь характеристик инструментов управления проектами. Ключевыми и зних являются: простота и наглядность, визуализация, совместное одновременное и удаленное использование, универсальность инструментов (см. рис. 1). Рис. 1. Система инструментов управления информацией крупных проектов Интегрирующим звеном системы проектного управления является программное решение Search класса Product Data Management (PDM), упорядочивающее документооборот проекта и управление электронным архивом технической документации предметной области проекта. Данные операции реализуются в PDM системе с разграничением прав доступа, а также резервированием и защитой от несанкционированного использования. Одним из результатов работы системы является возможность в течение нескольких минут найти и включить в работу необходимые технические документы из десятков тысяч по всем видам оборудования ведущихся проектов. Таблица 1. Процессы, инструменты и цели управления информацией крупных проектов При разработке иерархической структуры работ (ИСР) проекта достаточно широко используется техника интеллект карт (mind mapping). При этом идеи,возникшие во время сессий мозгового штурма, с помощью пакетов MindManager, FreeMind,XMind, ConceptDraw MindMap и других объединяются в сводной интеллект карте для их последующего анализа и генерации новых идей. Также в данных продуктах составляются чеклисты по отдельным процессам (рис. 2), производится краткосрочное планирование с координацией исполнения, визуализируются и систематизируются большие объемы информации с целью быстрого анализа и принятия решений. Отдельные программные решения имеют библиотеки настроенных шаблонов инструментов управления проектами. Так, например, для MindManager в расширении Jetpack разработаны устав проекта, статус репорт, план управления рисками и другие инструменты (см. рис. 2). Рис. 2. Чек-лист контроля готовности нефтеперекачивающей станции (НПС) к комплексному опробованию на примере проекта Пурпе-Самотлор, реализованного Группой ГМС в 2011 году Для управления временными ограничениями проектов в настоящее время наиболее широко используются продукты Microsoft Project, Primavera,Spider Project, GanttProject, TurboProject и другие. Достаточно распространенными также являются легкие клиент серверные решения или веб сервисы. C помощью Microsoft Project в процессе реализации крупных проектов создается комплексный сетевой график проекта, графики по узким местам, реализуется план-фактный анализ и по его итогам вносятся коррективы в ходу правления проектом. При этом планирование и отчетность по выполнению проекта могут быть организованы совместно с заказчиками и субподрядчиками при автоматизированной еженедельной отправке отчетных форм. Для удаленного управления шефмонтажными и пусконаладочными работами на объектах монтажа оборудования могут использоваться сервисы Google Документы, ZOHO Docs. Постановка задач для работы представительств на еженедельных совещаниях происходит в формах, разработанных в таблицах документов Google. Региональные менеджеры получают всю необходимую информацию о задаче с экрана своего коммуникатора и передают свои отчеты по статусу работ. При управлении проектом на фазах «Исполнение» и «Мониторинг» для команды проекта особенно важным становится обеспечение оперативности в принятии решений при потенциальном отклонении от плановых показателей. В качестве инструментов приборной панели пилотов центра управления проектами сегодня используются метрики, ключевые показатели эффективности, объединенные в панели управления. Класс программ BusinessIntelligence, предоставляющий возможность работы с данными инструментами, представлен решениями QlickView, IBM Cognos,SAP BusinessObjects, Contour BI иеще несколькими десятками систем. Для реализации в таких решениях выбирается базовая модель измеряемых показателей(метрик), необходимых и достаточных для оценки эффективности проекта, с помощью которых можно управлять проектным процессом. Для крупных проектов предлагается использовать 8ключевых метрик (рис. 3). Будучи реализованными в интерфейсе панели управления в планшете CEO или руководителя проектного офиса, информация об изменении метрик помогает принимать точные решения при управлении портфелем проектов компании (см. рис. 3). Рис. 3. Модель метрик крупного проекта Необходимым результатом работы системы инструментов управления проектной информацией является ее отражение в корпоративной базе компетенций (company specific «bodyof knowledge») как метаинструмента, библиотеки инструментов для поддержки процессов управления операциями компании.При этом происходит формирование и последующее совместное использование библиотеки лучших практик и извлеченных уроков собственного и заимствованного опыта. Команде проектов необходимо активно поддерживать данную корпоративную базу кейсов, в том числе, на уровне внутренних программ обмена компетенциями.
Группа ГМС
Назад в раздел |
- Проекты
* ШМР - шеф-монтажные работы
