Автоматизация фаз жизненного цикла комплексных проектов

При реализации крупных проектов с бюджетом более 1 млрд. руб. часто возникает сложный, неструктурированный поток информации. Систематизация, упорядочивание и управление им могут быть организованы путем внедрения индивидуальных, специально созданных под проект или заимствованных стандартных инструментов, разработанных с помощью программных решений, таких как продукты MS Office, системы класса Business Intelligence, программное обеспечение совместной удаленной работы, комплексные онлайн приложения управления проектами.

Достижение целей и решение задач проекта при балансе его сроков, бюджета и предметной области – один из наиболее значительных вызовов для команд, работающих над крупными проектами. Эффективного результата при управлении данными классическими ограничениями удается достичь, если на системном уровне обеспечивается взаимодействие инструментальных, в том числе программно-аппаратных, решений. Одно из таких системных решений управления информационным потоком крупного проекта было отработано авторами статьи совместно с командой управления проектом в ходе реализации в 2009-2013 гг. комплексных нефтегазовых проектов [1, 2].

Ниже представлены характеристики системы инструментов, которая может быть эффективно использована для управления производственными проектами.

1. Инициирование введения в проект того или иного инструмента осуществляется руководителем проекта. При разработке инструмента и его внедрении руководитель выступает в роли генератора. Например, не следует ждать со стороны завода-изготовителя готовности разработать график испытаний оборудования согласно утвержденному стандарту проекта. Руководителю проще начать разработку графика силами собственной команды управления проектом и в процессе разработки инструмента обучить команду предприятия-подрядчика. Далее предприятие-изготовитель может самостоятельно уточнять, расширять и детализировать график [3].

2. Простота и наглядность, когда информационный инструмент представляется в электронном виде в рамках одного окна, в распечатанном виде на одном листе формата A3, с интерфейсом, понятным каждому члену команды проекта. Инструмент корпоративной системы управления проектами должен быть удобным, практичным, ежедневным средством управления проектом для достижения целей, решения задач проекта и формирования будущих ценностей заказчика. Кроме того, набор инструментов должен обеспечивать недопущение избыточного формализма и бюрократизации, снижающих как поведенческие, так и функциональные навыки проектной команды.

3. Визуализация. Рекомендуется инструменты проекта, особенно сложного и многоуровневого плана, представлять в виде образов, инфографики для более эффективного восприятия. Руководителю проекта необходимо культивировать данные навыки как у себя, так и у команды проекта. Наиболее функциональными программными решениями в части визуализации бизнес-информации в настоящее время являются программы Microsoft Visio, ConceptDraw Office, Adobe Illustrator, OpenOffice Draw. В зависимости от задач могут использоваться CAD инструменты: SolidWorks, AutoCad и др.

4. Универсальность и масштабируемость корпоративных инструментов обеспечивают их использование для проектов любой сложности и размера – от инициации и реализации внутренних проектов организационных изменений до управления новым производственным предприятием.

5. Актуальность: каждый инструмент должен быть разработан и использован в отведенное ему время. Например, устав проекта, иерархическая структура работ, сетевой график, матрица ответственности, организационная структура должны составляться строго при инициации проекта.

6. Совместное и одновременное использование. Инструменты должны предоставлять возможность их совместного, параллельного и при необходимости удаленного использования. Реализация этой возможности повышает эффективность работы с документами в режиме совместного редактирования.

7. Практическая направленность. Инструмент обеспечивает быстрое решение практических задач, в том числе на основе лучших готовых решений.

8. Аккуратность, достоверность и полнота представления информации. При формировании и использовании инструментов руководитель обязан обеспечить системность, в противном случае теряется управляемость и не достигаются цели проекта.

Рис. 1. Система инструментов управления информацией крупных проектов (ШМР, ПНР – соответственно шефмонтажные и пусконаладочные работы)

Инструментальный набор проекта требует опыта и экспертных навыков для наиболее эффективного их использования. Открытости к новым знаниям и системности мышления в качестве ключевых компетенций руководителю уже недостаточно. Поведенческие компетенции наряду с опытом внедрения методов и технологий выходят на первый план в наборе компетенций [4]. Основные IТ-инструменты системы управления крупными проектами представлены на рис. 1.

Система инструментов имеет некоторые общие черты с инструментами автоматизации производственного предприятия [5]. Интегрирующим звеном системы является программное решение Search класса Product Data Management (PDM), обеспечивающее документооборот проекта, управление электронным архивом технической документации, данными о поставляемом оборудовании и его техническими характеристиками, а также нормативно-справочной информацией. Система PDM позволяет организовать выполнение операций с разграничением прав доступа, резервированием и защитой от несанкционированного доступа. Одним из результатов работы системы является возможность в течение нескольких минут найти и начать редактировать необходимые технические документы по всем видам оборудования ведущихся проектов.

При разработке иерархической структуры работ (ИСР) проекта достаточно широко используется техника интеллект-карт (mind mapping). Идеи, возникшие во время сессий мозгового штурма, объединяются в сводной интеллект-карте для их последующего анализа и генерации новых идей [6]. Для этих целей используются программные инструменты MindManager, FreeMind, XMind, ConceptDraw MindMap и др. При управлении проектами, кроме ИСР, в данных продуктах составляются чек-листы по отдельным процессам (рис. 2), проводится краткосрочное планирование с координацией исполнения, визуализируются и систематизируются большие объемы информации для быстрого анализа и принятия решений. Отдельные программные решения имеют библиотеки настроенных шаблонов инструментов управления проектами. Например, для программного инструмента MindManager в расширении Jetpack разработаны устав проекта, статус-репорт, план управления рисками и другие инструменты.

Для управления временными ограничениями проектов в настоящее время наиболее широко используются продукты Microsoft Project, Primavera, Spider Project, GanttProject, Turbo Project и др. Достаточно распространенными являются также легкие клиент-серверные решения или веб-сервисы. C помощью Microsoft Project в процессе реализации крупных проектов создаются комплексный сетевой график проекта и графики по узким местам, реализуется план/фактный анализ и по его итогам вносятся коррективы в управление проектом. При этом планирование и отчетность по его выполнению могут быть организованы совместно с заказчиками и субподрядчиками при автоматизированной еженедельной отправке отчетных форм.

Централизованный доступ к информационным инструментам управления проектом с возможностью их совместного редактирования помогают обеспечить технология Wiki [7] и соответствующие программные продукты XWiki, DokuWiki, TikiWiki. Они обеспечивают сбор информации о команде проекта, доступ для нее основных положений устава проекта и отдельных его страниц для календарей команд, визуальное предоставление повесток и протоколов совещаний, сбор в одном месте лучших практик и извлеченных уроков. Указанные инструменты могут быть доступны на корпоративном интранет-сайте с минимальными вложениями в его создание.

Рис. 2. Чек-лист контроля готовности нефтеперекачивающей станции (НПС) к комплексному опробованию проекта, реализованного группой ГМС в 2011 г.:
МПСА – микропроцессорная система автоматизации; КО – комплексное опробование; МНА – магистральный насосный агрегат

Рис. 3. Модель метрик крупного проекта

В рамках удаленного управления шефмонтажными и пусконаладочными работами на объектах монтажа оборудования могут использоваться сервисы Google Документы, ZOHO Docs, Feng Office Community Edition. Постановка задач представительствам осуществляется на еженедельных совещаниях в формах, разработанных в таблицах документов Google. С помощью инструмента Google Координатор в режиме реального времени координируется местоположение удаленных мобильных подразделений и пунктов. Региональные менеджеры в свою очередь с экрана личного коммуникатора получают необходимую информацию о задаче, передают отчеты по статусу работ, отмечают на карте важные географические пункты и анализируют полученные данные.

При управлении проектом на этапах «Исполнение» и «Мониторинг» для команды проекта приоритетным становится фактор качества и скорости принятия решений. Это особенно актуально, когда в условиях отклонения от плановых показателей необходимо принять оперативное решение. Об этом еще в 1954 г. писал П. Друкер: «Целевые показатели в ключевых областях бизнеса являются «приборной панелью», необходимой для «пилота» делового предприятия». В качестве инструментов приборной панели пилотами центра управления проектами в настоящее время используются метрики, ключевые показатели эффективности, объединенные в панели управления [8]. Класс программ Business Intelligence, дающий возможность работы с такими инструментами, представлен решениями QlickView, IBM Cognos, SAP BusinessObjects, Contour BI и еще несколькими десятками систем. В рамках управления ходом проекта в данных решениях выбирается базовая модель измеряемых показателей (метрик), которые также позволяют оценить эффективность проекта. Для крупных проектов предлагается использовать восемь ключевых метрик (рис. 3). Будучи внедренными в интерфейс панели управления планшета CEO или руководителя проектного офиса они помогают принимать решения при управлении портфелем проектов компании и проведении бенчмаркинга.

Необходимым результатом работы системы инструментов управления проектной информацией является ее отражение в корпоративной базе компетенций (company specific «body of knowledge») как метаинструмента, библиотеки инструментов для поддержки процессов управления операциями компании. При этом происходят формирование и последующее совместное использование библиотеки лучших практик и решений (извлеченных уроков собственного и заимствованного опыта). Команды проектов активно поддерживают данную корпоративную базу, включая уровень внутренних программ обмена компетенциями.

Выводы

1. Предложенное системное решение в области управления информационными потоками при реализации крупных производственных проектов, библиотека шаблонов, модель метрик показали высокую эффективность при управлении крупными нефтегазовыми проектами в 2009-2013 гг.

2. В настоящее время качественная и своевременная реализация крупного проекта невозможна без объединения программно-аппаратных комплексов в одной интегрированной системе. Представленный подход может служить основой для выполнения такой интеграции.

3. Следующий шаг в эволюции корпоративного управления проектами – внедрение автоматизированной системы управления программами и портфелями проектов с дистанционным контролем и мотивацией команд проектов.

П. Биленко - Начальник департамента ВСТО
Ю. Осипенко - Заместитель генерального директора, АО «ГИДРОМАШСЕРВИС» (Группа ГМС)


Загрузить (252.3KB)




Назад в раздел